Hay un cajón en todas las farmacias que nadie quiere abrir: el de los encargos no recogidos. Bolsas con nombre y fecha, algunas de hace semanas, otras de hace meses. Lo vemos como un inconveniente operativo, pero es un problema financiero: dinero pagado al proveedor que no ha vuelto a la caja, stock que no rota y datos de demanda que distorsionan los pedidos futuros.
Parte de la guía Stock y compras
Datos de referencia del sector: facturación y margen medio de la farmacia en España.
En este artículo
- Por qué los encargos no recogidos son capital inmovilizado invisible.
- Cómo medir el problema con dos indicadores simples.
- Un protocolo de aviso y caducidad del encargo que puedes aplicar mañana.
- Qué hacer con el producto que ya está en el cajón.
Por qué un encargo olvidado es dinero parado
Cuando haces un encargo para un paciente, compras una unidad que no habrías comprado de otro modo. Si el paciente la recoge, perfecto: has dado servicio y has vendido. Si no la recoge, esa unidad se convierte en:
- Capital inmovilizado: pagado al mayorista y sin salida. Es exactamente lo que el capital inmovilizado describe: dinero atrapado en el almacén.
- Riesgo de caducidad: muchos encargos son referencias de baja rotación que no venderás a otro paciente.
- Ruido en los datos: el programa registra una compra con demanda "real" que en realidad no existió, y puede inflar previsiones futuras.
- Espacio y tiempo: llamadas, búsquedas en el cajón, revisión manual.
Por separado, cada encargo es poca cosa. Sumados durante un año, pueden representar una cifra relevante de tesorería, y casi ninguna farmacia la mide. Es una de las partidas que conviene vigilar dentro del cash flow de la farmacia.
Cómo medirlo: dos indicadores
1. Tasa de encargos fallidos
Encargos no recogidos en plazo ÷ encargos totales del periodo × 100
Te dice qué proporción de tus encargos acaba en el cajón. Más allá del número exacto, lo importante es la tendencia: si sube, algo falla en el protocolo.
2. Valor acumulado en el cajón
Suma el precio de coste de todo lo que lleva más de 15 días sin recoger. Es la cifra que convierte el problema en algo tangible. Ejemplo ilustrativo: 40 encargos con un coste medio de 12 € son 480 € parados; si se repite cada mes y la mitad acaba caducando o devuelto con pérdida, el impacto anual deja de ser anecdótico.
En el glosario de KPIs recomendamos una revisión semanal de ambos datos.
Protocolo para que no vuelva a pasar
Al hacer el encargo
- Registra siempre teléfono de contacto y canal preferido (llamada, SMS, WhatsApp).
- Indica al paciente un plazo de recogida claro: "Te lo guardamos hasta el viernes".
- En productos caros o de muy baja rotación, valora pedir una señal o confirmar antes de pedir.
Cuando llega el producto
- Aviso automático o manual el mismo día.
- Recordatorio a los 5 días si no se ha recogido.
- Último aviso antes de liberar el producto.
Cuando vence el plazo
- Si es un producto con rotación, se libera al stock.
- Si no lo es, se gestiona la devolución al proveedor dentro de su ventana.
- Se anota el motivo: así detectarás pacientes o referencias problemáticas.
Qué hacer con lo que ya está en el cajón
- Haz inventario del cajón: referencia, fecha, coste, paciente.
- Llama una última vez a los encargos de menos de un mes.
- Libera al stock lo que tenga rotación normal.
- Prioriza la devolución de lo que esté dentro de plazo de devolución.
- Lo que no se pueda recuperar, regístralo como pérdida: es el coste real del problema y te servirá para justificar el protocolo ante el equipo.
Si no controlas este dato, permites una fuga constante que debilita la tesorería y distorsiona tu visión del negocio.
Encaja en una gestión de stock más amplia
Los encargos no recogidos son una de las fuentes de stock muerto, pero no la única. Si quieres atacar el problema completo, revisa también el ratio de faltas (muchas faltas generan muchos encargos) y la estrategia de surtido. El método completo está en Gestión Óptima de Stock en Farmacia.
Errores frecuentes
- No fijar un plazo de recogida. Sin fecha, el encargo se queda en el cajón indefinidamente.
- Avisar solo una vez. Un recordatorio a los pocos días recupera muchos encargos que el paciente simplemente olvidó.
- Dejar pasar el plazo de devolución. Lo que se devuelve a tiempo no es pérdida; lo que se devuelve tarde, sí.
- Pedir sin comprobar el stock propio ni el de la red. Antes de encargar, confirma que el producto no está en otra ubicación de la farmacia.
- No anotar el motivo de los fallidos. Sin ese dato no sabrás si el problema son ciertos pacientes, ciertas referencias o el aviso.
Cómo implicar al equipo
El protocolo solo funciona si todo el equipo lo aplica igual. Asigna un responsable semanal del cajón, deja el procedimiento por escrito junto al mostrador y revisa los dos indicadores en la reunión mensual. Cuando el equipo ve la cifra en euros, entiende por qué merece la pena avisar al paciente.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que guardar un encargo?
El que la farmacia decida y comunique al paciente al hacer el encargo. Lo importante es que haya un plazo, un aviso y un recordatorio, y que se cumplan siempre.
¿Puedo pedir una señal por un encargo?
Es una práctica que algunas farmacias aplican en productos de venta libre caros o de muy baja rotación. Infórmalo con claridad al paciente al hacer el pedido.
¿Qué hago con un encargo de un medicamento con receta que no se recoge?
Libéralo al stock si tiene rotación o gestiona su devolución al proveedor dentro de plazo. Anota el motivo para revisar si conviene encargar esa referencia en el futuro.
Fuentes y referencias
- Definiciones: encargos no recogidos y capital inmovilizado en el glosario.
Última revisión: 4 de octubre de 2026.
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