"No lo tengo, te lo pido para esta tarde." Es una frase corta que en el mostrador suena inofensiva. Pero cada vez que se pronuncia ocurren tres cosas: el paciente se va con las manos vacías, el equipo invierte tiempo en un encargo y, si se repite, el paciente empieza a pensar que en tu farmacia "nunca hay de nada". El ratio de faltas es el indicador que pone número a ese problema.
Parte de la guía Stock y compras
En este artículo
- Qué es el ratio de faltas y cómo se calcula.
- Qué valor es aceptable según el tipo de producto.
- Por qué las faltas no se arreglan comprando más.
- Un plan en cuatro pasos para reducirlas sin inflar el stock.
Qué mide el ratio de faltas
El ratio de faltas es el porcentaje de demandas que no puedes atender en el momento por no tener existencias. Es el reverso del nivel de servicio: si tu ratio de faltas es del 4 %, tu nivel de servicio es del 96 %.
Ratio de faltas = referencias solicitadas sin stock ÷ referencias solicitadas × 100
Hay una versión más simple que muchos programas de gestión ofrecen por defecto: referencias en stock cero sobre referencias activas. Es útil para vigilar el almacén, pero no mide lo que vive el paciente. Lo que importa es cuántas veces alguien pidió algo y no lo tenías, así que registra las faltas en el momento de la dispensación, aunque sea con una nota rápida.
Qué valor es aceptable
Como referencia general, en el glosario de KPIs situamos el objetivo por debajo del 3–5 %. Pero no todas las faltas pesan igual:
| Tipo de referencia | Objetivo orientativo | Por qué |
|---|---|---|
| A (alta rotación, crónicos) | Cercano a 0 % | Una falta aquí es un paciente que va a otra farmacia. |
| B (rotación media) | < 3 % | Admite encargo sin dañar la confianza. |
| C (baja rotación) | Puede ser mayor | Tenerlo todo cuesta más que encargarlo. |
En productos A, un ratio de faltas por encima del 8 % es un riesgo crítico: es justo donde el paciente espera disponibilidad inmediata. Si no tienes tus referencias clasificadas, empieza por la clasificación ABC.
El coste real de una falta
- Venta perdida: una parte de los pacientes no espera al encargo y compra en otra farmacia.
- Erosión de la confianza: el paciente crónico que encuentra dos faltas seguidas empieza a probar alternativas. Es una fuga que no aparece en ningún informe.
- Coste operativo: pedido urgente, llamada al paciente, segunda visita, seguimiento del encargo. Y si no lo recoge, el producto se convierte en un encargo no recogido que inmoviliza tesorería.
Por qué no se soluciona comprando más
La reacción natural es subir el stock de todo "por si acaso". El resultado es más capital inmovilizado, más caducidades y, curiosamente, las mismas faltas: porque el problema no suele ser la cantidad, sino qué se compra y cuándo. Muchas farmacias tienen a la vez exceso de referencias que no se mueven y faltas en las que sí se mueven.
La solución está en calcular para cada referencia importante un punto de pedido y un stock de seguridad ajustados a su demanda real y al plazo de entrega del proveedor. Puedes hacerlo con nuestra calculadora de punto de pedido. Y para seguirlo cada mes, revisa cómo medir y prevenir la rotura de stock.
Plan en cuatro pasos para reducir las faltas
1. Registra las faltas reales durante cuatro semanas
Cada vez que un paciente pide algo que no tienes, anótalo. Al final del mes tendrás la lista de las 20–30 referencias que más dolor causan.
2. Clasifica: ¿falta de gestión o falta de suministro?
No todas las faltas dependen de ti. Los problemas de suministro nacional exigen comunicar al paciente y buscar alternativas; las faltas por mala previsión exigen ajustar parámetros.
3. Ajusta punto de pedido y stock de seguridad
Para las referencias A con faltas recurrentes, recalcula el punto de pedido con la demanda de los últimos meses y la estacionalidad. Las campañas, como la temporada de alergias, necesitan su propio ajuste.
4. Revisa cada trimestre
La demanda cambia: un médico nuevo en el centro de salud, un genérico que cambia de laboratorio, una residencia que empieza a comprar. Revisa los parámetros al menos trimestralmente.
No se trata de tenerlo todo, sino de tener lo que importa cuando importa.
La gestión fina del stock, con fórmulas, ejemplos y la clasificación por familias, está desarrollada en Gestión Óptima de Stock en Farmacia. Si quieres ver el ratio de faltas junto al resto de indicadores, descarga la guía de los 7 KPIs.
Ejemplo: cómo calcularlo
Ejemplo ilustrativo: durante cuatro semanas, la farmacia registra 180 referencias distintas que un paciente pidió y no había en stock, sobre 4.500 referencias activas. Ratio de faltas: 180 ÷ 4.500 × 100 = 4 %. Al clasificarlas, 50 son problemas de suministro (no dependen de la farmacia) y 130 son faltas de gestión. El ratio de gestión es 130 ÷ 4.500 × 100 ≈ 2,9 %: ese es el que hay que bajar ajustando puntos de pedido.
Errores frecuentes
- No registrar las faltas. Si el equipo no las anota, el dato no existe y el problema parece menor.
- Mezclar faltas de gestión y de suministro. Las segundas no se arreglan comprando más.
- Subir el stock de todo. Aumenta el capital inmovilizado sin reducir las faltas de las referencias que importan.
- Mirar solo el número de faltas, no su clase ABC. Una falta en una referencia A pesa mucho más que en una C.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el ratio de faltas?
Referencias sin stock cuando se piden ÷ referencias activas × 100, en un periodo determinado.
¿Qué ratio de faltas es aceptable?
Como referencia, por debajo del 3–5 %, y lo más cerca posible de cero en las referencias A.
¿Qué hago cuando la falta es por desabastecimiento?
Consulta la información de la AEMPS sobre problemas de suministro, informa al paciente y, si procede, contacta con el médico para una alternativa. No es una falta de gestión, pero sí una oportunidad de dar buen servicio.
Fuentes y referencias
- Definiciones y objetivos: ratio de faltas, punto de pedido y stock de seguridad en el glosario.
- Problemas de suministro: AEMPS, balance de 2025.
Última revisión: 4 de octubre de 2026.
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